Quick-Facts: Die GoBD in Kürze

Seit Anfang 2015 gelten in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Nachfolgend ein kleiner Abriss der dort enthaltenen Vorgaben, die ich
u. a. einem mehrmals gehaltenen Vortrag entnommen habe.

Die GoBD lösen ab / seit 01.01.2015 die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und Teile der Abgabenordnung (AO) ab.

Wer und was ist davon betroffen?

Jeder, der Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen führen muss, die für die Besteuerung in irgendeiner Form bedeutsam sind und gleichzeitig auch jeder, der Hard- und Software für diese Prozesse nutzt, ist von diesen Grundsätzen betroffen.

Beispiele für solche Hard- und Software wären:

  • Elektronische Kassen- und Zahlungssysteme
  • Warenwirtschaftssysteme (ERP-Systeme)
  • Software zur Anlagen- und Lohnbuchhaltung
  • Archivierungs- und Datenmanagementsysteme

Vereinfacht also: Alle Systeme, die unternehmenskritische Daten speichern bzw. be- oder verarbeiten.
Grundsätzlich gilt, dass alle Unterlagen, sofern sie einen Geschäftsvorfall dokumentieren, von der GoBD betroffen sind und gemäß deren Grundsätzen archiviert werden müssen.

Wer trägt die Verantwortung?

Aus Sicht der Finanzbehörden ist das eigentlich klar: Die Verantwortung obliegt allein dem Steuerpflichtigen!
Dies gilt auch, wenn teilweise oder vollständig auf Dritte (z.B. Steuerberater) ausgelagert wird.

Die Grundaussagen der GoBD

Im Prinzip lassen sich aus den GoBD sieben Grundaussagen entnehmen, wie eine (EDV-)Buchhaltung aussehen muss.

  1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
    So müssen sich z. B. Geschäftsvorfälle in Ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos nachvollziehen und prüfen lassen
  2. Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung
  3. Vollständigkeit
    Geschäftsvorfälle müssen vollzählig, lückenlos und grundsätzlich einzeln aufgezeichnet werden
  4. Richtigkeit
    Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden, aufzuzeichnen und entsprechend zu kontieren
  5. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
  6. Ordnung
    Geschäftsvorfälle sind u. a. nachvollziehbar und systematisch festzuhalten.
    Seitens der GoBD existieren aber keine bestimmten Ordnungsprinzipien.
  7. Unveränderbarkeit
    Eintragungen und Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass deren ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
  8. Wie müssen Belege aufbewahrt werden?

    Grundsätzlich gilt:
    Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (also 6 bzw. 10 Jahre) nicht gelöscht werden.

    Dies bedeutet auch, dass elektronische Dokumente (z. B. E-Mails) nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden dürfen. Vielmehr müssen sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.

    Wie sieht es mit den gängigen Office-Formaten aus?

    Office-Formate (Word, Excel, Powerpoint, etc.) können grundsätzlich auch weiterhin verwendet werden, auch wenn sie die Belegfunktion (z. B. Rechnungserstellung mit Word oder Excel) erfüllen. Sofern jedoch keine Aufbewahrungs- bzw. Archivsysteme (wie z. B. die elektronische Archivierung von SER) zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit unterstützt wird, sollten ergänzende Maßnahmen getroffen werden, um die Beweiskraft der Office-Dokumente zu erhalten. Dies kann z.B. durch die Kombination aus regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner, die Verwendung von Schreibschutzmaßnahmen und eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterungen der Maßnahmen erfolgen. Auch die Umwandlung und ergänzende Aufbewahrung mit Datum der Umwandlung in weniger leicht änderbare Formate (z.B. PDF-A) kann die Beweiskraft nachhaltig erhöhen.

    Was ist mit gescannten (Eingangs-)Belegen?

    Hier sehen die GoBD das sog. „Ersetzende Scannen“ vor, welches besagt, dass ein Dokument, welches ursprünglich in Papierform vorhanden ist / war, durch eine digitale (gescannte) Kopie in einem elektronischen Archivsystem ersetzt werden kann. Der Papierbeleg wird dann dem weiteren Prozess (wie Rechnungsprüfung etc..) entzogen und kann ggfs. vernichtet werden.

    Voraussetzung ist natürlich ein entsprechendes Archivsystem und eine Dokumentation der Ablagestruktur und den Ablagevorgängen innerhalb des Unternehmens, die Verfahrensdokumentation.

    Ausnahmen bestätigen die Regel

    Nicht alle Dokumente dürfen in einem Archivsystem rechtssicher archiviert werden.
    Jahresabschlüsse, Bescheinigungen (Spenden) und Verträge müssen nach wie vor im Original den Weg in einen konventionellen Ordner finden.

    Wie eingangs erwähnt, haben die GoBD seit 01.01.2015 Gültigkeit und m. E. ist bei vielen noch Handlungsbedarf nicht zuletzt im Hinblick auf das Thema revisionssichere E-Mail-Archivierung.

    Und wie sieht es bei Ihnen aus? Sind Sie bereits GoBD-konform?

    Weitere Informationen gibt es übrigens auch auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums.

    Ebenso hat der Digitalverband bitkom eine GoBD-Checkliste für Dokumenten­management-Systeme entwickelt die hier heruntergeladen werden kann.

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