E-Mail-Archivierung in Sage CRM mit dem E-Mail-Manager

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Wie im vorletzten Beitrag erwähnt, lässt sich der in CRM integrierte E-Mail-Manager wunderbar dazu benutzen, um ein- und ausgehende E-Mails automatisch zu archivieren. Wie so etwas funktionieren kann, soll der nachfolgende Artikel etwas genauer beleuchten.

Das Szenario:

Sie wollen bei Bedarf ein- und ausgehende E-Mails in ein separates (Exchange-)Postfach kopieren oder verschieben und die E-Mails in diesem Postfach dann automatisch mittels dem CRM-E-Mail-Manager in Sage CRM archivieren? Die Zuordnung zu Leads oder Tickets, sowie zu Personen, Firmen und Konten soll natürlich automatisch durchgeführt werden?

Dann brauchen Sie hierfür lediglich drei Dinge:

1.) Der E-Mail-Manager-Dienst auf dem CRM-Server muss aktiviert sein
2.) Ein Postfach, welches Ihre abzulegenden E-Mails aufnimmt
3.) Ein E-Mail-Manager-Skript, welches die Ablage in CRM durchführt

Nun, die Punkte 1.) + 2.) dürften nicht schwierig zu bewerkstelligen sein. Punkt 3.) ist da schon etwas interessanter.
CRM liefert im Standard ein Skript mit („communication.js“), welches durch geringfügige Anpassung bzw. Erweiterung das geschilderte Szenario Realität werden lässt.

Wenn Sie nun im Verzeichnis Scripts Ihrer CRM-Installation (also z. B. C:\Programme\Sage\CRM\Services\CustomPages\Scripts) eine neue Datei mit der Endung .js anlegen (in meinem Beispiel ArchiveEmails.js) und die folgenden 25kB Text hineinkopieren, ist die erste Hürde bereits genommen (ich hoffe inständig, dass sich kein Tippfehler eingeschlichen hat ;)):


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Nun muss man dem E-Mail-Manager lediglich noch mitteilen, welches Postfach er zu überwachen hat, und welches Skript für die Verarbeitung der dort vorhandenen E-Mails genutzt werden soll (Administration -> E-Mail und Dokumente -> E-Mail-Verwaltungsserveroptionen -> Neu).
Das verdeutlicht der folgende Screenshot:

Manager_Postfach

Wichtig ist hier u. a., dass bei „Vorlage“ das soeben angelegte Skript ausgewählt wird. Den Hinweis in meinem vorletzten Blog-Beitrag sollte man evtl. auch noch beachten.

Sofern nun der E-Mail-Manager-Dienst aktiviert ist und E-Mails im überwachten Postfach vorhanden sind, dürften die ersten Nachrichten in CRM eintrudeln.
Ach so: Unter Administration -> E-Mail und Dokumente -> Erweiterte E-Mail-Verwaltungsserveroptionen lässt sich übrigens noch der Abfrageintervall definieren.

Einen hab ich noch:
Bei Nutzung von Outlook 2013 kann man sich für das Kopieren / Verschieben der E-Mails in das überwachte Postfach auch noch einen sog. QuickStep anlegen. Damit kann man mit nur einem Klick die E-Mails in CRM archivieren lassen.
Hier ein Bildchen:

Outlook-QuickStep

Wenn das mal nicht komfortabel ist!
Getestet habe ich das Ganze übrigens mit Sage CRM 7.2a.1 und 7.2b, dürfte aber durchaus auch mit den Vorgängerversionen funktionieren.

Viel Spaß beim „Ablegen“!

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